V minulých dnech vstoupilo v účinnost nové vydání české technické normy ČSN 01 6910 o úpravě dokumentů zpracovaných textovými procesory. Revize normy upravuje odlišně například zápis časových údajů, psaní peněžních částek, měřítek či použití spojovníku a pomlčky. Ústav pro jazyk český AV ČR, v. v. i, na svých stránkách zveřejnil 60 otázek a odpovědí, které o změnách napoví víc.
Po sedmi letech od poslední revize vychází výrazně upravené a rozšířené vydání české technické normy ČSN 01 6910. Norma stanovuje obecná pravidla pro úpravu textů, které jsou zpracovávány v textových procesorech, a uvádí zásady formálního uspořádání administrativních dokumentů, především obchodní a úřední korespondence. Zásady, které norma stanovuje pro úpravu dopisů, se někdy uplatňují například při tvorbě předloh jednotného vizuálního stylu, přičemž tvorbu jednotného vizuálního stylu nebo jiných pokynů pro úpravu dokumentů svým uživatelům norma nyní i doporučuje.
V minulosti norma nebyla vždy v souladu s obecně uznávanými pravidly, což v některých případech vedlo ke sporům mezi uživateli normy a redaktory, korektory či grafickými designéry. Cílem revize normy bylo sladit ji se zvyklostmi úpravy textů v českém jazyce a současnou jazykovou praxí. Tam, kde nebylo možné nalézt jediné správné řešení, norma dovoluje více variant. Zvolené řešení však musí být v dokumentu uplatňováno jednotně.
Co všechno se mění?
Mění se například zápis časových údajů. Nevyžaduje se už pouze psaní s dvojtečkou jako v předchozím vydání normy, ale v souladu s Pravidly českého pravopisu se při zápisu času jako denní doby oddělují hodiny a minuty tečkou, připouští se však také psaní s dvojtečkou, včetně dvoumístného zápisu hodin vyžadovaného ISO 8601. Normě tak vyhovují zápisy 9.05, 9:05 i 09:05 hodin, zvolený způsob zápisu však musí být v dokumentu jednotný. To odpovídá tzv. principu jednotné úpravy, který norma definuje – uživatelé normy si mohou vybrat z různých možností, které norma předkládá, ale tentýž jev musí být v dokumentu řešen vždy stejným způsobem.
Při zápisu času jako denní doby se hodiny a minuty oddělují tečkou podle Pravidel českého pravopisu i ČSN 01 6910 (2014). Revize normy však jako oddělovač připouští i dvojtečku, kterou norma dříve vyžadovala jako jedinou možnost. Zdroj: Petr Lozan
Částky, měřítka a poměry
Při psaní peněžních částek revize normy již nevyžaduje členění číslic tečkou, ale i peněžní částky člení mezerou jako jiná čísla (4 760 Kč). Členění peněžních částek tečkou (4.760 Kč) je také přípustné, aby norma vyhověla uživatelům, kteří tento způsob zápisu považují v administrativních textech za potřebný. Při psaní peněžních částek norma nově nedoporučuje používání pomlčky k vyjádření částek bez uvedení desetinných míst. Zápisy jako Kč 500,– nebo 500,– Kč je totiž vhodnější nahradit jednodušším zápisem 500 Kč, nebo uvést částku včetně desetinných míst (500,00 Kč), je-li to nezbytné například pro zarovnání údajů v sestavách a tabulkách.
Měřítko a poměr se nyní podle ČSN 01 6910 píšou tak, jak je najdete na mapách či v odborné literatuře – s mezerou před a za dvojtečkou (mapa 1 : 50 000, poměr 1 : 2). Norma tím opravuje ustanovení předchozího vydání, podle kterého se v těchto výrazech mezery nepsaly. Sportovní skóre se však bez mezer píše (výsledek utkání 3:4).
Měřítko a poměr v ČSN 01 6910 (2014). Zdroj: Petr Lozan
Spojovník a pomlčka
Pravidla pro psaní spojovníku a pomlčky nyní vycházejí z tradičních typografických pravidel. V souladu s novějšími doporučeními Ústavu pro jazyk český AV ČR, která jsou veřejností velmi dobře přijímána, však norma umožňuje i psaní mezery kolem pomlčky v rozsazích a ve významu „a“ a „versus“, jestliže je alespoň jeden z výrazů kolem pomlčky víceslovný. Vedle Jiří Suchý–Jiří Šlitr se tak připouští i zápis Jiří Suchý – Jiří Šlitr.
Také v místních jménech se spojovníkem použitým mezi víceslovnými výrazy je dovoleno nahrazovat spojovník pomlčkou s mezerami. Vedle zápisu Brandýs nad Labem‑Stará Boleslav, je tak možné psát i Brandýs nad Labem – Stará Boleslav. Záměnu je možné provést pouze tehdy, nebrání-li jí jiné okolnosti – například požadavek na shodu zápisu s podobou uvedenou v registru územní identifikace, adres a nemovitostí nebo současné použití pomlčky s mezerami k oddělení uzlů při zápisu trasy, při kterém by nebylo možné rozpoznat, zda jde o jedno místní jméno, nebo dva samostatné uzly trasy.
Pravidla pro psaní spojovníku a pomlčky byla zpřesněna i opravena. Zatímco v předchozím vydání normy mezi příklady užití spojovníku naleznete výraz expedice Zikmund‑Hanzelka, podle platných pravidel i revize normy se tento výraz píše s pomlčkou: expedice Zikmund–Hanzelka.
Název: S mezerou i bez mezer. Při psaní pomlčky v rozsazích a ve významu „a“ a „versus“ norma vychází z tradičních typografických pravidel, připouští však i novější přístup, při kterém je dovoleno psát mezery kolem pomlčky, je-li alespoň jeden z výrazů kolem pomlčky víceslovný. Zdroj: Petr Lozan
Změny u lomítek
Změny odpovídající současné jazykové praxi se týkají i lomítka. Norma například doporučuje psát lomítko s mezerami, jestliže je alespoň jeden z výrazů členěných lomítkem víceslovný (ve městě / o městu), a umožňuje používat lomítko i ke grafickému oddělení výrazů – například při číslování stran lze vedle strana 1/3 psát také strana 1 / 3. Typografické zdroje někdy doporučují lomítko, které se vyskytne na konci řádku, zopakovat na počátku řádku následujícího, ale k opakování lomítka ve skutečnosti není důvod. Při sazbě v grafickém průmyslu, nakladatelstvích a vydavatelstvích se lomítko na počátku následujícího řádku často již neopakuje, a norma opakování lomítka na začátku řádku nedoporučuje také.
Rozšířena byla pravidla o psaní výčtů, která podrobněji popisují užití interpunkce i velkých a malých písmen, a aktualizovány byly také pokyny pro úpravu nadpisů a dalších prvků dokumentu. Norma se nyní podrobněji věnuje například i použití dělení slov, upraven byl přehled o psaní mezer a přehled výrazů, v nichž nesmí dojít k zalomení řádku.
ČSN 01 6910 (2014) obsahuje podrobnější výčet výrazů, v nichž nemá dojít k zalomení řádku. Zdroj: Petr Lozan
Vyznačování textu
Celou řadou změn prošla kapitola o vyznačování v textu, ve které bylo v souladu s typografickými zvyklostmi upraveno vyznačování interpunkčních znamének a spojek. Ty se podle nové ČSN 01 6910 nevyznačují, netvoří-li součást vyznačeného výrazu. V normě však existuje výjimka pro vyznačování kurzivou, při kterém je dovoleno vyznačit i interpunkční znaménka mezi vyznačovanými výrazy. (V korespondenci lze používat tzv. zjednodušené vyznačování, při němž se mohou změnou řezu vyznačit i interpunkční znaménka a spojky mezi vyznačovanými výrazy, ne však poslední interpunkční znaménko, jestliže netvoří součást vyznačovaného výrazu.)
V případě úpravy dopisů byl text normy spíše metodicky zpřesněn než výrazně modifikován. Pravidla úpravy jednotlivých typů dopisů se však mírně sblížila. Aktualizovány byly pokyny pro psaní adres. V poštovních adresách se například už nemusí psát název obce nebo adresní pošty verzálkami, není-li adresa psána rukou.
Shrnutí pravidel o psaní mezer v ČSN 01 6910 (2014). Zdroj: Petr Lozan
Zkratky
Jednotné úpravě dokumentů přispívá i změna týkající se psaní zkratek právních forem. Ty se podle nového vydání normy mohou, ale již nemusí psát v souladu s obchodním rejstříkem. Pokud rejstřík obsahuje pravopisnou chybu (neodděluje zkratku právní formy od názvu čárkou nebo neobsahuje mezery po tečkách ve zkratce právní formy), norma už nenařizuje, aby její uživatelé tyto chyby přejímali.
Užití různých znaků i další jevy v normě ilustruje mnoho nových i aktualizovaných příkladů. Aby bylo snazší normu používat, jsou nyní všechny příklady vyznačeny barevně a na konci normy uživatelé naleznou tabulku s kódy znaků a odkazy na články normy.
V přílohách normy vedle aktualizovaných ukázek dopisů, e‑mailu a příkladů tabulek naleznou uživatelé normy i text o výkladu požadavků normy při vytváření jednotného vizuálního stylu nebo při přípravě jiných pokynů o úpravě dokumentů. Tvůrcům jednotného vizuálního stylu norma nyní zřetelně dovoluje se od mnohých ustanovení odchýlit. Norma také již nedoporučuje k použití žádné určité písmo a v ukázkách dopisů používá různá písma, aby žádné z nich nepůsobilo jako upřednostňované. A revidována byla i pravidla pro úpravu tabulek, která nyní také dovolují více možností úpravy než dříve.
Konec mříží? Jeden z příkladů úpravy tabulek podle ČSN 01 6910 (2014) ukazuje, že pravidla jsou nyní mnohem pružnější. Zdroj: Petr Lozan
Protože ne všechny dokumenty získávají výslednou podobu v textovém procesoru, zařadili jsme do normy i informativní přílohu o přípravě textů pro další zpracování v grafickém průmyslu, nakladatelstvích a vydavatelstvích. Pro přípravu rukopisů příloha uvádí dvacet pokynů, které mají zamezit některým základním technickým nedostatkům v předávaných podkladech, ale obsahují například i upozornění na předávání podkladů v souladu s požadavky na ochranu duševního vlastnictví nebo ustanovení o provedení jazykové korektury před předáním textu k sazbě. Vzájemnou komunikaci a spolupráci mohou usnadnit i názvoslovné změny, které přiblíží jazyk užívaný odborníky v různých oborech. Například pojem prokládání byl nahrazen pojmem prostrkání a místo zvýrazňování se text nyní vyznačuje.
Zpracovatelem revize normy byl Ústav pro jazyk český AV ČR (ÚJČ AV ČR), stejně jako v případě ostatních technických norem se však do tvorby normy mohl zapojit každý, kdo o to projevil zájem. V připomínkovém řízení k návrhům normy Petr Lozan a Markéta Pravdová, kteří v ÚJČ AV ČR text normy připravovali, obdrželi přes tisíc připomínek od různých lidí a z několika různých organizací.
Mezi normou a zvyklostmi profesionální úpravy textů v grafickém průmyslu i jazykovými doporučeními existovalo několik odchylek, pro které již není žádný technický důvod ani jiné dobré vysvětlení. Tato revize normy je určitý restart – snažili jsme se v normě zachytit běžně užívaná a odůvodněná řešení, která jsou obecně přijímána a z nichž si uživatelé mohou podle svých preferencí vybrat. Například pravidla o psaní spojovníku a pomlčky uvedená v normě dříve totiž byla ovlivněna i možnostmi psacích strojů. Ty přitom norma formálně přestala zohledňovat teprve v předchozím vydání z roku 2007.
Revize normy byla vydána Úřadem pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví dne 1. července 2014. ČSN 01 6910 (2014) nahrazuje předchozí vydání normy z roku 2007. Má 76 stran a lze ji zakoupit u prodejců tištěných norem nebo získat prostřednictvím přístupu do systému ČSN online.
Stáhněte si zdarma PDF „Otázky a odpovědi“
Podrobnější informace o revizi normy naleznete v dokumentu Otázky a odpovědi k ČSN 01 6910 (2014). Pro praxi někdy může být užitečné i to, co norma přímo neupravuje, ale existují některá související doporučení, vysvětlení nebo jiné informace zveřejněné právě v tomto dokumentu, který je k dispozici na webu Ústavu pro jazyk český AV ČR. V dokumentu lze nalézt například komentář k možnosti užití různých druhů číslic, vysvětlení, proč norma neupravuje použití kapitálek, doplňující informace o psaní pomlčky a spojovníku i o psaní místních jmen a psaní poštovních adres nebo třeba doporučení nepsat http:// ve webových adresách začínajících www – tedy např. www.hearth.net, ale http://prirucka.ujc.cas.cz. Příloha uvedená na konci dokumentu v PDF ke stažení pak ukazuje nejdůležitější normou stanovené možnosti psaní určitých jevů spolu se třemi příklady různých přístupů k úpravě dokumentů.
Informace o současných jazykových doporučeních pro psaní interpunkčních znamének, značek, zkratek, čísel a číslic, o psaní výčtů i úpravě dopisů jsou uvedeny například v Akademické příručce českého jazyka nebo zdarma v Internetové jazykové příručce, jejíž výkladová část byla na počátku července aktualizována.
České technické normy nejsou obecně závazné a ČSN 01 6910 není určena pro sazbu v grafickém průmyslu, nakladatelstvích a vydavatelstvích. Zadavatelům grafických prací však norma může napomoci orientovat se v základních pravidlech psaní různých znaků a připravovat lépe rukopisy pro zpracování v grafickém průmyslu. Norma je využívána například ve státní správě, při výuce obchodní a úřední korespondence na obchodních akademiích nebo jako doporučení při psaní kvalifikačních prací na různých typech škol. Bez ohledu na obor uživatelné v novém vydání normy naleznou řadu informací o tom, jak připravovat dokumenty v textových procesorech jako je Microsoft Office Word či LibreOffice Writer, ať už své texty publikují sami, nebo je předávají ke zpracování redaktorům, korektorům, grafikům či typografům.
Petr Lozan
Profil na LinkedIn
Podrobné informace o revizi normy a výkladu změn viz dokument Otázky a odpovědi k ČSN 01 6910 (2014) www.ujc.cas.cz/csn016910/
Zdroj úvodního obrázku: Petr Lozan
